瞬時のYESは居合切りで勝ち取る
秘書のゴールは、社長の生産性を最大限上げること。
社長の時間を無駄にしないためにコミュニケーションの高速化が必要。
ツカミが肝心。真剣さが伝わらないと耳を傾けてもらえない。
勝負は出だしで決まる。
ボス相手に喋りすぎるな
「〇〇の件です」と切り出したら即結論を告げ、
その理由を３つだけ述べる。
もっともやってはいけないのは理由や言い訳から入ること。
何を言いたいのか伝わりづらく、多忙な相手ほどスルーされる危険性がある。
ボスの思考が途切れた時がプレゼンの好機
タイミングも命。
相手の意識が他に向いているときに話しかけても聞いてもらえないので、
仕事が一区切りし、思考が途切れた時がチャンス。
会議と会議の合間やトイレに行くタイミングを狙っていた。
現在の優先順位を見極めるのも重要。
早すぎても相手の関心が高まっておらず答えがでなかったり、後日考えが変わる場合もある。
直前すぎると仕切り直しとなったときに間に合わない。
内容にもよるが、7～10前に一度投げかけ、前日再度確認、当日念押しがおすすめ。
聴覚より視覚が重要と心得よ
承認を得るのに説明を要する場合もあるが、メモを作成するのが有用。
同じ時間なら耳で聞くより目で見たほうが多くの情報を理解できる。
A4 1枚に簡潔にまとめること。
内容が複雑な場合は図を書くなどして一目で理解できるよう工夫する。
それより大きなサイズや枚数を増やすと理解し判断する時間を増やすことになりかねない。
社長の考えを自分に「イタコ」としてこそ秘書
社長ならどう考えるか。
次第に、社長が求める情報や、行動がわかるようになり、
先回りして提示できるようにする。
社長の人格を憑依させる。
気づかぬうちに自分にかかっていたマインドブロックが外れ、
思いもよらない打開策が浮かぶこともある。
情報を与えれば人は動く。情報とは「DIKW」の法則があると知る
相手にふさわしいレベルの情報開示がカギ
1.Data（データ）
2.Information（情報）
3.knowledge（知識）
4.wisdom（知恵）
の4レベルあり、役員以上が求めるのは知恵。
単なるデータをそこまで加工して個を相手を動かせる。
リスクを恐れる上司や新たな挑戦の提案には
あえて失敗を織り込んだ説明をし、そのうえでリスクをカバーする案を
用意し、目標達成の道筋を見せれば、了承を得やすくなる。
メールは３回以上やり取りしない
メールは一見便利ですが、
コミュニケーションツールとしては非効率的。
同じ内容を伝えるなら文字を打つより、口頭のほうが速い。
相手がいつメールを開き返信してくれるかも不明。
質疑応答など始まろうものなら何度やり取りをすることになるか。
メールより電話。電話より対面。
社内なら3行以内に収めるように。
１０秒考えても答えが出ないことは人に聞け
「１０秒以上考えるな」これは孫社長の口癖の一つ。
人間一人の能力に限りがある。１０秒考えても答えが出ないなら
他人の意見を聞くなり、チームで議論するなり、即座に解決せよ。
１０秒で判断できない＝情報が不足しているということ
ならば必要な情報を入手し、承認する権限を持つ人に当たれば道は開ける。
短時間で多くの人とコミュニケーションをとりましょう。
他部署の社員から「便利なヤツ」と思われよ
各部署から「〇〇について了承をもらってほしい」と依頼されて
処理するうちに便利なヤツと認知され、情報を提供してくれ、社内の人脈も広がった。
秘書の役目は会社の意思決定に必要な情報と権限を備え、会社に利益をもたらすこと。
秘書道を極めるとプロジェクトマネージャーになる。
社長に叱られる発言を最初にすることで周りも意見が出せ、議論が活発化。
怒られるのも秘書の仕事。
人に依頼した仕事は「７日」で刈り取れ
1週間に設定する。
2週間だと間が空きすぎてペースダウンしたり、忘れることも。
1週間未満だと時間が足りない。
設定した締め切りはオーバーワークをしても厳守。
一つ残すとそれが重しになって、次々仕事が溜まってしまう。
調べ物はネットでしない。本屋に３時間いればたいていの分野で専門家になれる
ネットは便利だが情報は良いものと悪いもの、優れたものと劣ったものが入り混じった玉石混合。
便利なツールだが安易に頼らないことも大切。
