まずはスケジュールを立てるにも
タスク管理の仕方に問題があるとスケジュールに影響しそうなので、
タスク管理を見直していきます。
1.タスクを集める
ひと通り気になることを書き出していく
数日かかってもいいのでとにかくタスクを一つの場所に書き出すことです。
おすすめはEXCELのような表計算ソフトに箇条書きで書き出すと後で管理がしやすいです。
分類したり要るか要らないかの判断もせずとにかく集める
「インボックス」という仮のタスクを置き場を作り、まずはそこに集めていきます。
2.タスクを処理する
やらないことを消す
書き出したタスクの中でやる必要のないもの、やらないものは思い切って消す。
この時、「このタスクの目的は何か？」、「誰のために行うのか？」を意識して
なんとなくぼんやりしていることを整理するといいと思います。
（例）
使い捨てファイルの背表紙ラベルをテプラでの打ち込み
→目的：資料の見た目をよくする？ 仕事へのモチベーションアップ？
→誰のため：自分
やめて手書きにしてしまう。
などですかね。
細かく砕く
一つのタスクがアバウトだと動きにくい、
具体的なアクションがわかるようにタスクを細かくする。
すぐやれることはすぐやる
考える必要のないもの、すぐ終わるものは終わらせてしまう。
他の人に任せる
自分でアクションを起こせないものや
任せられるものは人に任せてしまう。
これがなかなか難しいですねｗ
自分というよりは自分たちのグループは常に仕事があふれているのですが、
他のグループに少しでもできそうなことを依頼しようにも、いっぱいいっぱいだと断られるなんてなんてよくあることです。
残業してまで引き受けてくれませんよね。ましてやそれで残業しなかったら今まで空いてたのか？となってしまうし、
本当に緊急の仕事が入ったら余計残業になってしまいますし。
そんなリスクをとってもその仕事を片付けることがそのグループの評価になるわけでもない・・。
っと、愚痴が尽きないのでこの話は辺で・・ｗ
カレンダーに書く
期限が明確なものはカレンダーに記載する。
できればgoogleカレンダーなど共有できるものがいいと思いますが、
自分の会社では使えないのでOutlookにいれており、会社を離れると見れませんｗ
インボックスを空にする
上記工程をすることで空にすることができれば
それがタスクを管理できている状態！ということになります。
参考文献の絵が素晴らしくわかりやすいです。
参考文献：マンガでわかる! 幼稚園児でもできた!! タスク管理超入門
勝手な解釈で、適切かも探り探りの状態で記述しています。
詳細は原書をお読みになられた方が間違いないと思います。
